Sok vezető nem is gondolná, hogy mennyi pénzt takaríthat meg azzal, ha rendbe teszi a működésmódját. Számos cégtulajdonost láttam idegesen dobolva az lábával az asztal alatt, amikor feltártunk azt, hogy milyen elcsúszások, konfliktusok, veszteségek adódnak abból, hogy a folyamatlépések, felelősségi körök nincsenek letisztázva.

Amikor valaki megalapít egy céget, a folyamatok még könnyen kezelhetőek, ha 2-3 ember munkáját kell összehangolni, akkor még a vezető egyszerűen nyomon tudja ezeket követni. Azonban, ahogy növekszik a cég, mindenképpen fontos, hogy az eljárásokon is legyen figyelem, és a növekedés ütemében fejlesztve is legyenek.
Sokszor ennek az ellenkezőjét figyeltem meg: a cég fejlődik, de az ügymenetek lemaradnak. Vagy minden a vezető kezében összpontosul, minden információ nála van és „egyszemélyes” szervezetként próbálja menedzselni a dolgokat, vagy kiengedi ezeket a kezéből, és ekkor figyelhető meg az a jelenség, hogy konfliktus alakul ki a munkatársak között -rosszabb esetben az ügyféllel- a tisztázatlanság miatt. 

Az első és egyben legfontosabb lépés, hogy a folyamatban résztvevő személyek egyben lássák az egészet. Ha egy munkavállaló látja a feladatai helyét, értelmét, fontosságát a rendszerben, sokkal hatékonyabban tud dolgozni. Többször előfordult egy-egy folyamanalízis workshop alkalmával-, hogy a kollégák ott helyben döbbentek rá arra, hogy mivel áll összefüggésben a munkájuk, és milyen ok-okozati tényezők vannak az egyes lépések között. Magyarul, ha valamit nem kap meg, kit tud keresni vele, kinek a munkáját hátráltatja azzal, ha valamit határidőre nem készít el, illetve ez milyen hatással van az utánuk következő személyekre.

A másik, szintén nagyon fontos teendő: a folyamat lépéseinek és az ehhez kapcsolódó felelősségi és feladatköröknek a  letisztázása.
Számos szervezetnél futottunk bele abba, hogy egy-egy lépés lezárása nem kapcsolódik a következőhöz, és egy-egy feladatot „akárki megcsinálhatott volna”, azonban senki sem csinált meg… 
Gyakran előfordul olyan is, amikor duplán dolgoznak a kollégák, nem kommunikálnak egymással és hosszú időn keresztül nem derül fény a dologra.

Úgy gondolom, hogy semelyik cégvezető nem szeretne a fent említett hiányosságok miatt-akár milliókat- veszíteni.
Ahhoz, hogy egy szervezet hatékonyan tudjon működni, az első és egyik legfontosabb feladat a folyamatok optimalizálása.

Folyamatanalízis módszertanunk képes a különböző munkafolyamatokban meglévő rejtett problémák feltárására, melynek eredményeképpen optimalizálhatóak az erőforrások úgy, hogy közben a workshopon és a folyamatban résztvevő személyek fontossága emelkedik.
Azáltal, hogy közösen mindenki véleményét, megoldási javaslatát figyelembe véve hozzák létre az akcióterveket, növelhető a csoporton belüli elkötelezettség és az egyéni fontosság érzése. Emiatt a résztvevők konstruktív módon néznek szembe a kihívásokkal, melynek köszönhetően oly módon optimalizálható a folyamat, hogy a benne dolgozó személyek átlátják az ok-okozati összefüggéseket és a szervezet működésmódját.
A módszer jóvoltából fejleszthetőek az eljárások, és közben a munkavállalók tudása, illetve ötletei is beépülnek, mely lojalitást eredményez a változásokkal szemben.

Jekkel Orsolya